Goedverenigingsbestuur

70. Goed verenigingsbestuur meer dan ooit nodig. Tips om goed op koers te blijven, vooral in moeilijke tijden.

De Goed Heilig Man blijkt tot voor kort in het Limburgse land over enkele erg actieve trawanten te hebben beschikt. De gemeente Echt-Susteren kent namelijk een heuse 'Sinterklaasaffaire', die landelijk grote aandacht heeft getrokken: 2 wethouders gaven, buiten de gemeenteraad om en in strijd met diverse wetten (Gemeentewet, Algemene Bestuurswet en Grondwet), aanzienlijke bedragen subsidie --ik heb in de NRC zowel € 55.000 als € 360.000 gelezen--aan 25 verenigingen, die worden geleid door politieke vrienden. Het geld was afkomstig uit Essent-dividend.

De beide wethouders zijn inmiddels afgetreden evenals enkele fractievoorzitters en een in Echt-Susteren wonende gedeputeerde, die, hoewel uit hoofde van zijn functie belast met het financiele toezicht op de gemeente, vrolijk aan het Sinterklaasspel meedeed. Overigens, achteraf heeft de gemeenteraad de illegaal verstrekte subsidies alsnog goedgekeurd, op voorstel van de burgemeester!

Het is heel prettig om als vereniging over een waardevol en nuttig netwerk te beschikken, maar de keerzijde hiervan is aanzienlijk verleidings- en besmettingsgevaar. De verleiding om dingen te doen die eigenlijk niet kunnen, is groot, vooral als de subsidie- en/of sponsorstroom opdroogt wegens recessierampen. Juist in moeilijke tijden komt het aan op vindingrijkheid, met tegelijkertijd een rechte rug, integriteit en transparantie. Dit is allemaal makkelijk gezegd, de uitdaging zit hem natuurlijk in het leven volgens deze kernwaarden van het verenigingswezen.

Dus, wat kun je, als bestuurder of directeur zoal doen om, ook en juist in moeilijke tijden, zowel op koers als in het goede spoor te blijven? Ik noem wat mogelijkheden:

• Collegiaal overleg, met bestuursleden/directeuren van zuster- of andere verenigingen, al dan niet binnen het kader van de VPN. Dit kan in de vorm van eenmalige of meer permanente themagroepen. Bij voorbeeld over omgaan met dilemma's, beroepsethiek, integriteit, transparantie, aansprakelijkheid en dergelijke. Niet in abstracte zin, maar concreet, in termen van gedrag in concrete situaties.
• Intervisie. Regelmatig, bij voorbeeld eenmaal per kwartaal, met collega's en een externe begeleider. Het gaat hierbij om kwesties, die liggen op het grensvlak van persoonlijke en organisatieontwikkeling. Het omgaan met dilemma's en vooral met ethische onderwerpen hoort hier thuis.
• Vertrouwenspersoon, mentor of coach, bij voorkeur iemand die geen deel uitmaakt van de organisatie waar je werkt of het netwerk waarvan je deel uitmaakt. Deze formule levert zowel afstand ten opzichte van je werksituatie als vertrouwelijkheid en dus veiligheid op, zodat je in alle openheid kunt spreken.
• Het Bestuurderscentrum, ontmoetingsplaats en klankbord voor bestuurders en andere verenigingswerkers. Zie www.bestuurderscentrum.nl. In het Dienstenregister is niet alleen mijn Praktijk voor Goed Verenigingsbestuur (www.goedverenigingsbestuur.nl) te vinden maar ook mijn PHPW. Praktijk voor coaching en mediation (www.phpw.nl). Overigens: PHPW staat voor Praten Helpt Praten Werkt. 
• De speciale site van de Zaak over verenigingen en stichtingen, www.verenigingen.nl ; per 19 februari staan er enkele artikelen van mij op, die betrekking hebben op het vinden en houden van goede nieuwe bestuursleden: Op zoek naar een nieuw bestuurslid en Begeleiden van een nieuwe bestuurder; beide eerder verschenen op mijn blog www.goedverenigingsbestuurtips.nl. 
• Het vaktijdschrift VM/Verenigingsmanagement, het vaktijdschrift voor professionals van verenigingen, branche- en beroepsorganisaties. Voor wie nog wijzer wil worden met/via VM adviseer ik de volgende bronnen.
• VM-wijzer 2009. In dit handige zakformaat boekje, dat onlangs verscheen, zijn tal van hulpbronnen te vinden, die van belang kunnen zijn bij het op koers en in het goede spoor blijven. Ik adverteer daarin de Praktijk voor Goed Verenigingsbestuur (pagina 64) en www.goedverenigingsbestuur.nl, compleet met het verenigingswiel (pagina 67). Op pagina 11 adverteer ik PHPW. Coaching & Mediation. 
• www.vm-online.nl is een handige en nuttige aanvulling op en uitbreiding van de VM-wijzer. Ook hier is de Praktijk voor Goed Verenigingsbestuur aanwezig, natuurlijk met het verenigingswiel. Ook PHPW is van de partij, onder de titel Sterk verenigd met PHPW. Hierin geef ik kort aan hoe conflicthantering (waaronder mediation) en coaching kunnen bijdragen aan een sterke vereniging. Beide staan in de Ik zoek-rubriek Adviesbureaus. Daarnaast staat de Praktijk voor Goed Verenigingsbestuur ook nog in de rubriek Professie zelf.

Dit overzicht is natuurlijk niet uitputtend maar kan hopelijk voor menig bestuurder, directeur of professional in vereniging of stichting waardevolle en bruikbare suggesties bevatten. Als dat het geval is, dan hoor ik het natuurlijk graag. Ik ben ook benieuwd naar aanvullingen op bovenstaand overzicht. Dus schroom niet en deel ze met mij en anderen via de contactfunctie bij dit artikel. En, abonneren kan natuurlijk ook, U bent welkom.

Gerelateerd artikel op dit weblog: 60. Goed verenigingsbestuur--een nieuwe site!

Theo Jonkergouw, adviseur, coach en conflictbemiddelaar/mediator voor verenigingen en stichtingen.

59. De Dag van Het Respect--3

Hoe we respect concreet kunnen maken.....

Respect betreft per definitie zowel jezelf (zelfrespect) als de ander. Het gaat dan om: de persoon, zijn gevoelens en zijn opvattingen. Respect is de belangrijkste pijler van vertrouwen in organisaties. Respect is de deur naar het hoofd en het hart van de ander. Respect is zinnig omdat het zowel juist als effectief is. Het is de moeite waard en erg leerzaam om elkaar te steunen bij het in praktijk brengen van respect.

In deze praktijk is het waardevol en handig om onderscheid te maken tussen de persoon en zijn gedrag, werk te maken van luisteren en uit te gaan van zelfvertrouwen. Dit alles maakt het gemakkelijker om de wensen van de ander te respecteren en op te komen voor die van jezelf. Hierover gingen mijn laatste 2 artikelen (58 en 57).

De praktijk kan heel aardig worden geleerd aan de hand van een spel, dat al enkele jaren op de markt is. Ik doel hier op 'Spelen met conflicten. Vijf kaartspellen om je conflictvaardigheid te verbeteren'. Het is gemaakt door Francine ten Hoedt en Marijke Lingsma. Ik had het genoegen de introductie van het spel (2006) door beide dames en uitgever Nelissen te mogen meemaken. Daarna heb ik het diverse mensen aanbevolen en er ook zelf mee gespeeld, bij voorbeeld in een intervisiegroep van collega's met wie ik destijds de leergang Coaching op Conflicten (www.schoolvoorcoaching.nl) heb gedaan.

Het is echt de moeite waard, voor ieder van ons, om conflictvaardiger te worden. Dus: verschillen van mening niet langer te verstoppen, te sussen of te negeren. Want door zo te doen kunnen verschillen van mening uitgroeien tot bittere conflicten. Conflicten worden, vooral in bedrijven, gezien als buiten-gewone situaties, ze zouden er eigenlijk niet moeten zijn! Terwijl conflicten juist broodnodig (kunnen) zijn om samenwerking te bevorderen, juist in situaties, waarin tussen medewerkers veel verschillen bestaan.

Een conflict is, zo schrijven Francine en Marijke in hun handleiding bij het spel, een botsing van waarheden, die niet in een verhaal passen. Hoe meer waarheden, hoe meer facetten van het verhaal belicht worden. Het is de kunst om al die waarheden (vooral die van jezelf!) kritisch te blijven bekijken en om het verhaal te vergroten, zodat alle waarheden erin passen.

Het conflictspel is gericht op de ontwikkeling van de competentie conflictvaardigheid. Deze competentie heeft betrekking op het vermogen van een persoon om effectief om te gaan met eigen overtuigingen, emoties en opvattingen voor, tijdens en na een conflict met een ander. Het gaat dan over:

1. Je bent in staat om een conflict zo snel mogelijk te herkennen als je van diverse situaties weet aan te geven wat de conflictkiemen zijn. Wat maakt het conflict tot een conflict? (spel 5, zie onder).

2. Je begrijpt welke mechanismen in werking treden bij het ontstaan en in stand houden van een conflict (spel 4).

3. Je kunt verschillende methoden en technieken gebruiken om over te brengen wat je wilt, zonder de situatie te verslechteren (spel 2 en spel 3).

4. Je beheerst technieken die bijdragen tot verduidelijking van bepaalde situaties en standpunten (spel 1).

De ontwikkeling van de competentie conflictvaardigheid verloopt in 3 fasen:

1. Bewust worden: waarnemen, signaleren.

2. Experimenteren, doen, uitproberen; het goed in de vingers krijgen.

3. Excelleren: expres escaleren en de-escaleren, grenzen verleggen, conflictcoaching.

Het conflictspel bestaat uit spelinstructies en 5 spellen met kaarten:

Spel 1: Ken je kracht: Laat de competentie conflictvaardigheid zien in competentiekaarten. Het gaat om  zelfreflectie, zelfbeheersing, metacommunicatie over emoties, durf, zelfmanagement in conflicten, ontwikkelbereidheid en resultaatgericht onderhandelen.

Spel 2: Ruzie mag: Bevat tips en uitdagingen om conflictvaardiger te worden. Enkele voorbeelden: doe eens een stapje terug in houding en gedrag, durf nieuwsgierige vragen te stellen over wat hem of haar zo raakt,  gebruik humor om meer ruimte te creeren, sta jezelf geen achterdeurtjes toe, toon waardering voor de relatie, wees in conflicten toekomstgericht enz. (50 kaarten met verschillende tips).

Spel 3: Respect, man!: Gaat over de kunst van het ruziemaken in (50) de-escalatiekaarten met teksten als: aandacht geven, afstand nemen, bedanken, begrip tonen, boosheid benoemen, boosheid accepteren, coach inschakelen, complimentje geven, eerlijk zijn, eigen gevoel weergeven, erkenning geven, excuses aanbieden, gelijk geven, ik-boodschappen, in de ogen kijken enz.

Spel 4: De rode knop: Gaat over de kunst van het ruziemaken in (50) escalatiekaarten. Voorbeelden: afkraken, belachelijk maken, dreigen met sancties, fysiek geweld, geirriteerd doen, in de rede vallen, integriteit in twijfel trekken, klagen, liegen, minachting tonen, negeren, onrespectvol gedrag, roddelen, slachtoffer spelen, etc. etc.

Spel 5: Gelijk of Geluk?: Gaat over de vraag of je in deze situaties (staan op de achterzijde van de 50 kaarten) gaat voor harmonie of onvrede. Voorbeelden: een collega pikt je idee en gaat met de eer strijken, tijdens een vergadering laat een collega je steeds niet uitspreken, je manager geeft de leukste klussen steeds aan een ander, er wordt geroddeld over een van je teamgenoten, een collega komt 3 van de 5 dagen te laat op het werk, enz. enz.

Elk spel is op diverse manieren te spelen: individueel, in een coach sessie, in een team(coaching), in mediation sessies; in mediation kunnen natuurlijk vooral de respect- en de rode knop kaarten heel verhelderend zijn. De handleiding bij het spel bevat spelinstructies voor al deze gebruikssituaties. Meer informatie is te vinden via www.trickline.nl onder de knop 'Spelen met conflicten' en op www.multimediacoach.nl

In dit artikel ligt de nadruk op Respect. Dit spel laat echter zien dat respect niet op zich staat en in vele situaties aan de orde kan zijn. Het laat ook zien dat respectvol gedrag ook in conflictsituaties mogelijk is. Het laat bovendien zien dat het te leren is en dat is goed nieuws voor iedereen die vrede op aarde wil en bij zichzelf wil beginnen!

Theo Jonkergouw, adviseur, coach en mediator, o.a. voor verenigingen en stichtingen.

15. Zieke Teams, wie is de (volgende) zondebok?

Bij het overlijden van Marianne Frederiksson

De succesvolle Zweedse schrijfster Marianne Frederiksson (1927-2007) is zondag 11 februari onverwacht aan een hartaanval overleden. Zij werd vooral bekend door haar familie-epossen. Bekende boeken zijn onder meer Het boek Eva; Anna, Hanna en Johanna; Simon; Als vrouwen wijs waren; Volgens Maria Magdalena; Het raadsel van de liefde.

Een heel aardig boek, dat zij samen met haar dochter Ann (psycholoog en consultant) schreef, is in de pers Postumen niet genoemd. Het betreft De elf samenzweerders. Een managementboek voor iedereen die met anderen samenwerkt. Dit uit 1995 stammende boek, een gedramatiseerde documentaire, is verkrijgbaar in de reeks Zilver Pockets (3de druk, januari 2006). Het is zinnige en ontspannende kost voor teamtrainers en team coaches en, zoals de ondertitel zelf al aangeeft, voor iedereen die samenwerkt met anderen.

Het boek gaat over Afdeling Vijf, een fictieve administratieve afdeling binnen een grote organisatie. Deze afdeling dreigt langzaam ten onder te gaan, als het werkproces binnen de groep ernstig wordt verstoord. Onderlinge machtsverhoudingen, het aanwijzen van zondebokken, groepsdruk en impliciete regels spelen hierbij een grote rol. Angst voor conflicten, slechte communicatie, versluierende vriendelijkheid en een teveel rekening houden met andere zaken zijn typerend voor de afdeling en mogelijk zelfs voor het hele bedrijf. Het fenomeen zondebok staat in het boek centraal.

In het boek wisselen hoofdstukken elkaar af, waarin nu eens de afzonderlijke elf medewerkers worden geportretteerd, dan weer een episode afdelingsgebeurtenissen wordt beschreven of de beide auteurs met elkaar in discussie zijn. Het slot van het boek is bijzonder aardig, omdat daar nog eens even wordt aangegeven hoe de leiding ook had kunnen handelen respectievelijk een adviseur met de problematiek van de groep zou hebben kunnen omgaan, beide met beter resultaat uiteraard.

Enkele belangrijke lessen uit het boek zijn de volgende:

• Wees je ervan bewust dat in ieder van ons een treiteraar schuilt. Dat voorkomt een al te grote naieviteit en scha en schande.
• Beperk je niet tot een rationalistische kijk op mensen,groepen en hun besluitvorming. Er is namelijk veel wat langs deze weg niet te verklaren is.
• Heb oog voor de geschiedenis van een groep en voor haar daaruit voortgekomen collectief onbewuste en haar mythen. Het spel dat in de groep wordt gespeeld is namelijk in overwegende mate onbewust.
• Let actief op de aanwezigheid van impliciete normen (werken als kit die de groep bijeen houdt), patronen van interactie en communicatie inclusief zondebokpatronen, groepspressie en informeel, mogelijk ondermijnend, leiderschap. Deze zijn op hun beurt namelijk allemaal aangrijpingspunten voor interventie.
• Deins niet terug als je als (nieuwe) leidinggevende in de rol van zondebok wordt geduwd. De leden van de groep en ook de groep als geheel projecteren veel van hun onvermogen en onvrede (ook) op degenen boven hen. Het hoort er bij, wees er dus op voorbereid, overigens niet door je op voorhand schrap te zetten. Dat werkt averechts.
• Erken je mensen en de groep als geheel in hun verdiensten voor de organisatie.Bezuinig nooit op waardering. Waardering is net als voeding of bemesting. Zij voorkomt verwelking en beinvloedt prestatievermogen en werkvreugde (128).
• Geef ook kritiek. Bereid die zorgvuldig voor en breng haar met respect, in de ik-vorm en zonder agressie. Wees helder en neem de tijd. Richt je op de dingen die de ander kan veranderen. Wees zakelijk, dus koppel kritiek aan werk. Spreek de ander aan op zijn verantwoordelijkheid. Dit alles lukt beter als er een goede waarderingscultuur is.
• Zorg dat je als leidinggevende niet alleen staat. Verzeker je van steun van je meerdere of zoek een mentor (pagina 149) of coach. Twee weten en zien immers meer dan een. Triviaal maar waar.
• Benut je contacten met deze mentor c.q. coach als klankbord voor ideeen, het geven van ondersteuning, vergroting van je zelfvertrouwen, kritiek op jezelf ten aanzien van je omgang met je valkuilen. Hiermee bouw je namelijk aan je persoonlijke en professionele ontwikkeling en daarmee ook aan de ontwikkeling van je organisatie.

Theo Jonkergouw

Verenigingscoach en -mediator.

Hebt u het boek ook gelezen? Wat vond u er goed aan? Hebt u het niet gelezen en wilt u toch reageren op dit artikel, gebruikt u dan a.u.b. de optie Reacties hieronder. Hartelijk dank.