Goedverenigingsbestuur

115. Vereniging en Bureau (2): bezuinigen moet, maar hoe? Van kaasschaaf tot volledige uitbesteding!

In deze tijd ontkomen de meeste verenigingen er niet aan om hun uitgaven scherp tegen het licht te houden en aanzienlijke kostenbesparingen door te voeren. Immers hun inkomsten lopen terug als gevolg van opzeggingen en, als het om bij voorbeeld sportverenigingen gaat, ook als gevolg van het afhaken van sponsors en van gemeenten  die geen gaten meer willen vullen. En het ziet ernaar uit dat het niet om een eenmalig of kortstondig dipje gaat. Het wordt een jarenlange periode van strak broekriemwerk.

Omdat 'het bureau' de plaats is waar de meeste kosten worden gemaakt (personeel, huur gebouw, ict) wordt doorgaans vooral daar pijn geleden.  Toch wordt altijd juist van de medewerkers gevraagd om suggesties en voorstellen te doen voor besparingen, bezuinigingen, kostenreducties, inkomstenvermeerdering. Ik heb een aantal van dergelijke periodes meegemaakt. Het is heel bijzonder om te zien welke speciale dynamiek zo'n opdracht los maakt.

Een gebruikelijke aanpak van de directeur is om iedereen/alle afdelingshoofden een kaasschaaf te geven om zo een bepaald percentage besparing te vinden. Dat kan op korte termijn soelaas bieden als er in eerdere jaren nog niet (bij herhaling) geschaafd is. Op een gegeven moment is alle vel, vlees en vet er wel af en zit er niets anders op dan tot op en in het bot te gaan. En natuurlijk kunnen investeringen worden uitgesteld of kan juist versneld in de richting van een alliantie of fusie worden gestreefd om besparingen te realiseren en meer en betere ledenbaten te kunnen bieden.

Verenigingen die hun zaken goed op orde hebben en bij voorbeeld elk jaar aan 'purposeful abandonment' doen, hebben geen behoefte aan deze exercitie. Immers, zij houden, op grond van beleid, elk jaar al hun activiteiten en kosten tegen het licht, doen een grondige evaluatie, trekken conclusies, nemen besluiten en voeren die prompt uit. Zulke verenigingen zijn proactief, worden zelden verrast en als dat toch het geval is, dan hebben zij snel een reactie klaar. Zij werken volgens de aanpak van ASAE's '7 criteria voor succes', waarover ik op dit weblog een aantal artikelen heb geschreven.

Een in ons land als radicaal en onaanvaardbaar geachte maatregel is de salarisbevriezing of zelfs - verlaging. Wat gebeurt er als het bestuur de directeur en haar medewerkers vraagt om eens een week zonder salaris te werken? Ik heb dit voorbeeld vorig najaar diverse malen gehoord, toen ik in de USA was. In het bedrijfsleven komt het daar nogal eens voor maar ook in verenigingsland.

Het verenigingsvoorbeeld waarop ik doel betreft de Association for Conflict Resolution (ACR, 5000 leden, 8 medewerkers, vele vrijwilligers). Op de slotdag van het ACR congres (7 - 10 oktober) in Atlanta werd onder meer aandacht besteed aan het zware jaar 2009. Bestuursleden hadden, niet ongebruikelijk in de USA, extra gelden gedoneerd aan hun behoeftige vereniging. Welnu, dan kun ja het toch niet maken als personeel om niet ook een geste te doen: een week werken zonder loon! Zo geschiedde. De directeur maakte dan ook niet zonder trots melding van deze bijdrage van hem en zijn mensen.

Echter, sinds tijdens het congres een nieuw bestuur aantrad, heeft dit een ferm besluit genomen. Het werd mij als lid van de ACR onlangs per e-mail meegedeeld door de nieuwe president van de vereniging Michael Aloi. De boodschap luidt dat het bestuur op 31 januari 2010 het verenigingskantoor op Wisconsin Avenue in Washington D.C. zal sluiten en dat het per 1 februari daaropvolgend zal worden geopend op nummer 12100 Sunset Hills Road, in Reston, Virginia.

Dit is echter niet zomaar een verhuisbericht! De e-mail vertelt namelijk ook dat het bestuur alle ondersteuningsactiviteiten heeft uitbesteed aan een op dit adres gevestigde full service Association Management Company (de Drohan Management Group DMG). Er worden meteen 6 nieuwe ACR stafcontacten bij vermeld: operations, membership services, marketing, finance, communications en information management.

Het nieuwe bestuur noemt twee redenen voor zijn ingrijpende besluit. Allereerst is er het belang van 'significant cost savings'. Het bestuur schrijft: 'we simply could not afford to continue with our previous organizational structure'. Het gaat om een aanzienlijke reductie van de overhead. Ook wil het bestuur 'enhance membership services'. Het bestuur verwacht beide doelen mede te bereiken door de beschikbaarheid van relevante expertise, grotere doelmatigheid en professionaliteit van DMG.

Opmerkelijk is dat in de e-mail met geen woord wordt gerept over de medewerkers anders dan indirect in de zin 'Making a decision that results in a change of staffing is never easy'. Dus geen erkenning, dank o.i.d. Dat zal ongetwijfeld wel ten overstaan van de medewerkers zijn gebeurd, maar had in een bericht aan de leden ook niet misstaan.

Dus, kaasschaaf of dieper ingrijpen tot op en in het bot, samenwerken of fuseren, geheel of gedeeltelijk uitbesteden, het zit er allemaal aan te komen. Vooral voor kleinere (beroeps)verenigingen met hoge pretenties zullen vormen van aanzienlijke uitbesteding steeds meer in beeld komen. Want, eerlijk gezegd, welk bestuur wil nou niet de geweldige combinatie van structureel lagere kosten en meer en betere services voor de leden?

Theo Jonkergouw, verenigingscoach

2 februari 2010

Gerelateerde artikelen op dit weblog:

110. Vereniging en Bureau (1): Medezeggenschap (9 december 2009)

100. Vereniging en Beroep: de beroepsvereniging (11). Houd beweging in je organisatie en verbind je activiteiten aan feiten in de buitenwereld (connectie aan context). (12 oktober 2009)

80. De Beroepsvereniging: een eigen netwerk! De eerste steen is gelegd.

Woensdag 23 juni was met recht een historische dag, niet zozeer voor de Vaderlandse Geschiedenis als wel voor de geschiedenis van de beroepsvereniging in ons land. 22 vertegenwoordigers van beroepsverenigingen, inclusief Dinie Naezer-Heerschop en ikzelf, waren van 15.30 tot 20.30 uur bijeen in de grote vergaderzaal van de beroepsvereniging voor Gedragstherapie en Cognitieve therapie VGCt, Maliebaan 50 B te Utrecht.

Dinie en ik zijn de initiatiefnemers van het Platform Beroepsverenigingen en de organisatoren van deze eerste bijeenkomst van het Platform. Wij hebben als echte pionier-vrijwilligers alles zelf gedaan, met eigen handen en uit eigen middelen. Dit was voor ons een dierbare ervaring, na enkele jaren als betaalde krachten te hebben samengewerkt bij de VGCt.

Bij de werving van deelnemers voor deze gratis bijeenkomst hebben wij wel dankbaar gebruik gemaakt van de ondersteunende publiciteit van VM (op de site en in het magazine) en van www.bestuurderscentrum.nl. De dag zelf werd gesponsord door de VGCt, een mooi en zeer gewaardeerd gebaar.

In het programma was drie maal een half uur ingeruimd voor netwerken: aan begin en eind van het programma en tijdens de maaltijd. Het inhoudelijke programma had de vorm van een workshop, dus veel eigen en inter-activiteit. Dat begon al met de kennismaking en werd, na de maaltijd, voortgezet met twee discussieronden in drie subgroepen. Voorafgaande aan de maaltijd verzorgde ik een presentatie over de 7 Measures, waarover ik op dit weblog al veel gepubliceerd heb.

De discussiegroepen hielden zich bezig met onderwerpen, die de deelnemers al eerder hadden genoemd als van belang voor hun vereniging. Deze onderwerpen waren geordend in clusters: Missie, middelen en omgeving. In de subgroepen werd enthousiast gediscussieerd. Men vond de beschikbare tijd per ronde (half uur) echter veel te kort. Maar iedereen had er de smaak van te pakken en juist dat wilden we bereiken.

De eerste steen van het netwerk is dus met smaak gelegd. Er is volop animo om als Platform verder te gaan en samen te werken aan de vorming van toekomstbestendige beroepsverenigingen. We zullen dat doen door 3 tot 4 bijeenkomsten per jaar te organiseren. Per bijeenkomst zal een onderwerp centraal staan en het zal bij voorkeur worden ingeleid door een van de deelnemers. Bovendien hebben wij aan alle deelnemers gevraagd om ook andere beroepsverenigingen opmerkzaam te maken op het Platform.

De workshop is door de grote meerderheid van de deelnemers beoordeeld als goed tot zeer goed. Dat geldt ook voor de meeste onderdelen van het programma. Iedereen gaf aan de workshop aan collega's te zullen aanbevelen. Dat bekrachtigt ons in ons voornemen om door te gaan met het Platform, opdat het bijdragen gaat leveren aan professionalisering en vergroting van de kwaliteit van het verenigingsmanagement en het succes van de beroepsvereniging in ons land.

Begin Mei hebben Dinie en ik een discussiegroep op LinkedIn gestart. Daar vindt tot op heden helaas nog amper uitwisseling op plaats. Wij zullen zelf echter doorgaan met het entameren van discussies over onderwerpen, die de deelnemers hebben opgegeven als belangrijk voor hun vereniging en in hun dagelijks werk. Zo'n virtueel platform kan een belangrijke bijdrage leveren aan de continuiteit van het netwerk en bijdragen aan het voortdurend gezamenlijk leren van elkaars kennis en ervaring.

Theo Jonkergouw, verenigingscoach

Gerelateerde artikelen op dit weblog:

Over beroepsvereniging:

78. Focus op verenigingen. Talloze manieren om ideeen over- en ervaringen met verenigingen uit te wisselen.

74. Naar een beroepsvereniging met toekomst. Welke toekomst? Bijeenkomst voor beroepsverenigingen, die de toekomst niet op zich willen laten afkomen.

68. Ode aan de beroepsvereniging. Wat maakt een beroepsvereniging toch zo aantrekkelijk?

48. Open brief aan de VPN.

Over succes:

51. Kiezen voor succes (12) en de daar genoemde eerdere artikelen.

Over toekomst:

77. Beter besturen in balans. Tips voor een effectiever en efficienter gebruik van vergadertijd.

73. Goede voornemens in de herkansing.Tips om je goede voornemens een serieuze kans te geven.

47. Besturen in balans. Tips om effectief, efficient en prettig te vergaderen.

32. De smaak van kwaliteit. Hoe organiseren we ons uitblinken?

5. Verenigen met toekomst. 5 stappen om verrassingen in de toekomst te voorkomen.

78. Focus op Verenigingen. Talloze manieren om ideeen over- en ervaringen met verenigingen uit te wisselen.

Ons land kent een hoge verenigingsdichtheid, die mijns inziens helaas nog onvoldoende gepaard gaat met een grote professionele aandacht van degenen die erin werken als directeur, staflid of bestuurder op centraal of afdelings- c.q. sectieniveau. Dat is jammer, want er valt nog een hoop te weten en te winnen. Ik stimuleer dat graag en laat dat in dit artikel zien aan de hand van een aantal voorbeelden.

• Er is al vele jaren de Academie voor Verenigingsmanagement; haar aandacht richt zich vanouds vooral op de brancheorganisatie. In het kader van mijn permanente educatie heb ik jaren geleden bij Peter Tack de opleiding met veel plezier de opleiding Verenigingsmanager II gevolgd. Elk jaar komen een aantal van mijn medecursisten bijeen tijdens een uiterst genoeglijk bijpraat-etentje en zien sommigen van ons elkaar bij andere gelegenheden.
• Sinds een aantal jaren bestaat het blad VM; dit brengt op aantrekkelijke wijze een breder spectrum van de verenigingswereld onder de aandacht. Nu en dan lever ik een bijdrage. Voor de geinteresseerde lezer noem ik Casus met Coach (april 2007), Excellente verenigingen, de mensen achter het succes (februari 2008), Competentiemanagement voor succes(f)actoren, de mensen achter het succes 2 (april 2008), Checklist Competentiemanagement (samen met Peter Tack, april 2008), Open brief aan de VPN (samen met Dinie Naezer-Heerschop, juni 2008).
• De VM-wijzer is een klein handig boekje, dat sinds enkele jaren wordt uitgegeven door uitgeverij VM. Zie voor de editie  VM-2009 www.vm-wijzer.nl. Hierin adverteer ik zowel met mijn PHPW. Coaching & Mediation als met mijn Praktijk voor Goed Verenigingsbestuur.
• Nu en dan publiceert deze uitgeverij goed verzorgde boekuitgaven, zodat aan een zichtbaar groeiend kennisbestand wordt gewerkt. (Noot: ik laat hier de voornamelijk juridische publikaties over de vereniging buiten beschouwing). De uitgever zorgt er verder voor dat enkele ASAE publikaties hier te verkrijgen zijn, voor het eerst tijdens het VM congres 2008.
• Jaarlijks wordt het VM congres gehouden, op 5 november dit jaar voor de 5de keer, in Theater Gooiland te Hilversum . Dit congres beschouw ik als het jaarlijkse hoogtepunt voor de verenigingsprofessional. Ik neem elk jaar deel, met genoegen.
• VM stimuleert al enkele jaren dat verenigingsprofessionals deelnemen aan de Annual Meeting, het jaarlijkse meerdaagse congres van de American Society of Association Executives ASAE & The Center for Association Leadership. Deelname hieraan verruimt onze blik aanzienlijk zoals ik al een aantal jaren mag vaststellen. Ik schreef op mijn weblog over de congressen in Chicago (2007) en San Diego (2008). Dit jaar is Toronto de plaats.
• Ook is er een heuse beroepsvereniging, de VPN, helaas met een nog bescheiden ledental, afgezet tegen het enorme aantal mensen dat beroepsmatig werkzaam is (betaald en als onbezoldigd bestuurder) in de verenigingswereld.
• In toenemende mate manifesteren tal van commerciele aanbieders (zoals te vinden in de VM-wijzer) zich op de verenigingsmarkt, niet alleen tijdens het VM congres maar ook in de loop van het jaar. Zij adverteren in VM, in de VM-wijzer, op diverse sites en via e-mailings.

In toenemende mate zijn ook digitale platforms beschikbaar. Ik noem er een aantal:

• www.verenigingen.nl, een initiatief van De Zaak. Enkele malen heb ik desgevraagd een bijdrage geleverd, zoals bij voorbeeld te lezen in de Nieuwsbrief van 19 februari 2009. Het onderwerp was: Tips voor een nieuw bestuur.
• www.vm-online.nl, een initiatief van uitgeverij VM. Ook hier heb ik onlangs enkele bijdragen geleverd aan discussies. Meer participatie van verenigingsprofessionals zou ik toejuichen.
• www.bestuurderscentrum.nl, bestuurdersnetwerk voor de professionele bestuurder. Aan de ontwikkeling en uitbouw van dit nog vrij recente platform wordt op ondernemende en uitnodigende wijze gewerkt. Sinds kort wordt er flink op gediscussieerd. Uiteraard heb ik me bij de Linkedin discussiegroep aangesloten en ook al enkele keren een duit in de zak gedaan.
• www.goedverenigingsbestuurtips.nl, dit is mijn eigen weblog, waar u nu op leest. Ik kies hier niet voor snelle discussies maar voor een wat langer, informatief en wat meer beschouwend type artikel. Reacties komen (helaas) niet op de site binnen maar separaat, via e-mail.
• Platform Beroepsverenigingen, dit is een vorige maand gestarte discussiegroep op www.linkedin.nl . Het Platform is vorige maand opgericht door Dinie Naezer-Heerschop en mijzelf. We willen hiermee bijdragen aan een netwerkstructuur voor de ongeveer 700 beroepsverenigingen in ons land, aan uitwisseling van kennis en ervaring, elkaar informeren en steunen. We willen, samen met de mensen die er werken, de beroepsvereniging in ons land toekomstbestendig maken, bijdragen aan haar succes, verenigingsmanagement ontwikkelen dat op haar kenmerken en ontwikkelingen is toegeschreven. Er is nog niet veel gediscussieerd in deze nog jonge groep. We nodigen alle lezers, vooral de professionals van beroepsverenigingen, uit bijdragen te leveren. Maar er is meer dan discussie op internet......

De eerste live activiteit van het Platform Beroepsverenigingen is de workshop die wordt gehouden op dinsdag 23 juni a.s., 16.00 - 20.00 uur, Utrecht. Wij zijn VM en het Bestuurderscentrum zeer erkentelijk voor de PR-mogelijkheden die zij ons op hun sites boden. Met deze historische bijeenkomst hopen Dinie en ik de eerste steen te leggen voor een duurzaam samenwerkingsverband van beroepsverenigingen in ons land.

Theo Jonkergouw

adviseur, coach en mediator voor verenigingen

77. Beter Besturen in Balans. Tips voor een effectiever en efficienter gebruik van vergadertijd.

Gebruik van vergadertijd kan altijd beter. Het moet ook beter, immers onze tijd is schaars en kostbaar en er komen vele zaken op ons af, die we niet zo maar kunnen laten passeren. Dat geldt niet alleen voor werk- en managementteams maar ook en vooral voor besturen van verenigingen. Het gaat hier immers om vrijwilligers! En die hebben, ook als ze niet meer 'voor de kost hoeven te werken' heus niet allemaal alle tijd van de wereld. Bovendien, ook al heb je wel tijd, besteed hem dan wel!

Vorig jaar schreef ik op dit weblog het artikel Besturen in Balans. Tips om effectief, efficient en prettig een vereniging te besturen. (nr. 47, 27 maart 2009). Het maakt deel uit van mijn aanpak van professionalisering van verenigingen. Besturen in Balans bestaat uit de volgende 4 elementen:

A. Doelen en portefeuillehouders: balans tussen willen en kunnen.

B. Teamvorming en verantwooordelijkheid: balans tussen collectief en individueel.

C. Goed vergaderen: balans tussen bijpraten en besluiten.

D. Goed vergaderen: balans tussen verleden en toekomst.

Ik besluit mijn artikel met de conclusie dat de combinatie van C en D een mooie matrix oplevert, volgens welke de beschikbare tijd en energie kunnen worden geleid en ingezet. Kortheidshalve verwijs ik voor de uitwerking van deze 4 elementen naar artikel 47. Op grond van enkele recente ervaringen wil ik er nu een paar aanvullingen op geven.

E. Goed vergaderen: de toekomst gaat voor het verleden. Het gaat hier om een aanvulling op de balans tussen verleden en toekomst (D).

Ik onderscheid het verleden, het heden en de toekomst.  Bij het verleden gaat het voornamelijk om rapportage en, zo voeg ik er aan toe, vaak ook om de notulen met de besluiten- en actielijsten van de vorige keer. De ervaring leert dat het verslag altijd vrij vooraan op de agenda staat en dat er nogal wat tijd aan wordt besteed: de tekst zelf, naar aanleiding van, inhoudelijke uitweidingen over onderwerpen, die al zijn geagendeerd en later aan de orde komen enz. enz.

De onderwerpen die er echt toe doen staan een stuk lager op de agenda. Door allerlei soms werkelijk oeverloos gepraat in het begin van de vergadering, over het verslag maar ook bij voorbeeld doordat de voorzitter royaal de tijd neemt om over zijn wederwaardigheden te vertellen en daarmee de toon zet, komen die andere onderwerpen onder druk. Of ze worden niet behandeld en doorgeschoven (soms meerdere malen) of ze worden afgeraffeld en besloten terwijl sommige bestuursleden de bijeenkomst al verlaten hebben.

Mijn ervaring is dat het helpt om het verleden, in elk geval het verslag, aan het eind van de agenda te plaatsen. Uitgangspunt daarbij is dat eerder gemaakte afspraken worden nagekomen--een kwestie van vertrouwen, afspraak is afspraak--tenzij betrokkene tijdig en beargumenteerd meldt dat hij/zij er niet in is geslaagd het actiepunt uit te voeren. De voortgang van projecten e.d. kan natuurlijk en bij voorkeur prima worden verantwoord in beknopte schriftelijke portefeuillerapportages (valt onder C). Dit alles is een kwestie van bestuurscultuur (zie 47. sub D).

Mijn ervaring is ook dat het helpt om zaken die de toekomst betreffen bovenaan de agenda te plaatsen. Dit draagt bij aan de focus van het bestuur en helpt het bestuur om zijn taak hoogst serieus te nemen. Hier ligt een belangrijke taak voor de directeur.

F. Goed vergaderen: eigen onderwerpen gaan voor de onderwerpen van anderen.

Vaak gebeurt het dat de voorzitter of een ander bestuurslid na de opening van de vergadering meteen aandacht vraagt voor d.w.z. meteen inhoudelijk begint te praten over een bijeenkomst waar hij/zij net is geweest, een ontvangen spoedbrief van organisatie X of Y enz. Er wordt aandacht gevraagd met een beroep op de urgentie van de kwestie. maar is het onderwerp ook belangrijk?

In de praktijk gaan de andere bestuursleden al dan niet gretig in op het ingebrachte onderwerp, zeker als het om een conflictueus of (anderszins) sensationeel bericht gaat. Ik vind dit redelijk rampzalig, het gaat immers ten koste van de reeds aanwezige agenda en de daarop staande voorbereide onderwerpen. Het kan natuurlijk zijn dat het te berde gebrachte onderwerp al geagendeerd staat of kan worden ondergebracht bij een punt op de agenda. Dan hoort het daar thuis!

Ik bepleit een ordelijke gang van zaken, niet star maar zeker niet chaotisch. Een agenda is een belangrijk hulpmiddel voor rationeel gedrag: wat is informatieverstrekking (= bijpraten), wat is beeldvorming (= discussie) en wat is besluitvorming (de kern van de output van een bestuursvergadering)? (zie 47. sub C) Dus als iemand iets te berde wil brengen, is de vraag: met welk doel wil je dat, wat voor type uitwisseling betreft het, bij welk punt kunnen we het erover hebben?

Eigen onderwerpen gaan voor de onderwerpen die afkomstig zijn van anderen. Houd je aan je eigen strategie, je eigen prioriteiten, je eigen keuzen om goed door de toekomst heen te komen. Dus zet niet alleen de toekomst bovenaan op de agenda, maar vooral ook je eigen doelen, waaraan je als bestuur werkt. Laat je niet afleiden door berichten van buiten en besteed hier niet teveel tijd aan.

De tijd die je er wel aan besteedt--wat moeten we ermee, wat betekent dit voor ons beleid enz. enz.--zou ik willen maximeren op 25% van de beschikbare vergadertijd. En breng het onderwerp dan daar onder, waar het hoort, meteen of voor een volgende vergadering. En laat intussen een of enkele portefeuillehouders ermee aan de slag gaan, als het bestuur heeft vastgesteld, dat het 'er iets mee moet' en binnen welk kader.

Dan kunnen er volgende keer meteen spijkers met koppen worden geslagen. Dat is efficient, effectief en wel zo prettig. Als bestuursleden hebben we immers een opdracht. En omdat het om onze eigen tijd gaat, willen we die zo prettig en nuttig mogelijk gebruiken, in het belang van onszelf en in het belang van onze leden, nu en door de toekomst. Want voor hen bestaat de vereniging en als bestuursleden dienen wij de vereniging.

Gerelateerde artikelen op dit blog:

17. Een goede vergadering. Tips voor prettig, efficient en effectief vergaderen (27 maart 2007).

47. Besturen in Balans. Tips om effectief, efficient en prettig een vereniging te besturen (27 maart 2008).

Theo Jonkergouw, adviseur, coach en mediator voor verenigingen en stichtingen

65. Ledenwerving--3

Kies voor AIDA als middel om de deuren en ramen van je vereniging te openen en nieuwe leden binnen te laten komen.

Er zijn tal van manieren om mensen kennis te laten maken met je vereniging. Actueel zijn binnenkort de nieuwjaarsrecepties, -borrels en wat dies meer zij. Dit zijn in principe allemaal prima gelegenheden om mensen in contact te brengen met je vereniging en met de leden, die de club draaiende houden. Laat jezelf van je beste kant zien: wat heb je te bieden, wat zijn je resultaten/prestaties, wat een ontzettend leuke club is het toch, wie zijn de mensen die ertoe doen? enz. enz.

Een andere optie is de Open Dag of het Open Huis. Volsta bij geen enkele optie met een of enkele berichtjes in het plaatselijke Sufferdje, maar nodig gericht mensen uit, mensen die je erbij wilt hebben. Doe dat via een schriftelijke uitnodiging op naam en bij voorkeur (ook) in een persoonlijk contact. Toon tijdens de bijeenkomst video's van activiteiten en laat prijzen zien die door de club of haar leden zijn gewonnen. Organiseer een of enkele van je (kern)activiteiten waaraan mensen ter plekke echt actief mee kunnen doen, loof prijzen uit. Houd ook een verloting waarbij mensen iets aardigs kunnen winnen, zorg hoe dan ook voor een leuke ervaring, waar nog een tijd over kan worden nagepraat en die op haar beurt weer tot (free) publicity kan leiden.

En, ik kan het niet genoeg benadrukken: geef aandacht, aandacht en nog eens aandacht. Wijs enkele kaderleden aan, die hiervoor verantwoordelijk zijn. Zij zorgen er niet alleen voor dat de gasten formeel welkom worden geheten maar zij doen er voorts ook alles aan dat deze zich ook echt welkom voelen! Dat wil bij voorbeeld zeggen dat je je gasten expliciet introduceert bij je leden, hen bij je gesprekken betrekt, hun vragen stelt in plaats van hen plat lult, vraagt naar hun interesses, ervaringen met deze en andere clubs enz. Voorkom in elk geval dat gasten bij binnenkomst aankijken tegen een rijtje ruggen van leden, die druk met elkaar in gesprek zijn. Hoe voor de hand liggend dit naar binnen gekeerde gedrag ook is, het draagt niet bij tot het imago van een club die open staat voor nieuwelingen! Vang hen meteen bij de entree op en neem hen meteen op in 'de familie'!

Vraag een aantal van je leden, bij voorkeur degenen die deel uitmaken van de met het oog op de toekomst gewenste doelgroep, om ieder 5 tot 10 mensen uit te nodigen voor een Open huis, Nieuwsjaarsborrel e.d., bij voorbeeld als introducee. Noteer eerst wie via een antwoordbericht aangeeft van de uitnodiging gebruik te zullen maken. Noteer vervolgens wie ook echt zijn geweest. Laat de leden, die deze mensen hebben uitgenodigd, of eventueel juist anderen (!?), navraag doen (eventueel via een korte vragenlijst) bij beide categorieen: (a) Wat maakte dat we je niet hebben gezien? en (b) Hoe vond je het? Wat sprak je aan, wat vond je wat minder? Hoe vond je de sfeer? Wat heb je heel erg gewaardeerd en wat heb je gemist? Wil je nog eens uitgenodigd worden? En daarop dan na enige tijd follow up plegen.

Waar het hier om gaat is in wezen een heel elementair onderwerp uit de marketing: de winst van reclame-uitingen is het gemakkelijkst te meten bij direct marketing. Een grote en nog steeds gemaakte fout wordt gedemonstreerd in de bekende uitspraak 'Ik weet dat de helft van mijn reclamebudget weggegooid geld is, alleen weet ik niet welke helft'! 

Waar het bij al deze op werving gerichte activiteiten om gaat is AIDA, een oud concept, dat evenwel nog steeds heel bruikbaar en actueel is. Het woord staat voor 4 fasen in het contact van de 'verkoper'/werver met de klant/het potentiele lid; het zijn 4 fasen, die elk hun eigen technieken kennen.

• Awareness, Attention: zorgen dat je de aandacht van de klant krijgt; door hem te vertellen wat het lidmaatschap hem oplevert, concreet-materieel en ook qua gevoel, hoe het hem helpt bij de dingen die hij belangrijk vindt.
• Interest: de interesse van de klant wekken; bij voorbeeld door hem te vertellen over andere tevreden leden, c.q. die leden dat zelf te laten zeggen.
• Desire: zijn drang tot bezit/meedoen opwekken; bij voorbeeld door te zeggen dat er nu een aanbieding is van een jaar gratis kennismakingslidmaatschap.
• Action: de klant aanzetten tot actie. Ga zorgvuldig om met eventuele tegenwerpingen.

De AIDA-benadering houdt in dat de ledenwerver het initiatief neemt en, zoals marketinggoeroe Philip Kotler zegt, 'de dans leidt'. Daarbij is het, zoals ik al in diverse eerdere artikelen benadrukte, van belang dat de ledenwerver niet zozeer praat als wel vooral luistert. Een goede ledenwerver weet welke vragen hij moet stellen, hoe hij deze juiste vragen moet stellen; hij kan luisteren, hij kan leren.

Kortom, grote of kleine vereniging, voor allemaal is er, in weerwil van de soms barre omstandigheden, via professionalisering van de ledenwerving nog een stuk van de wereld te winnen, ook met louter vrijwilligers. Die winst gun ik alle verenigingen, om te beginnen in 2009. Veel succes en dus ledenwinst en -behoud!

Theo Jonkergouw, adviseur, coach en mediator, o.m. voor verenigingen en stichtingen.

Gerelateerde artikelen op dit weblog:

• Ledenwerving--2
• De aan het slot daarvan vermelde artikelen

60. Goed Verenigingsbestuur--een nieuwe site!

Wat mijn nieuwe website te bieden heeft voor verenigingsprofessionals: het verenigingswiel!

Wie voor het eerst een website lanceert heeft een gevoel dat (enigszins) vergeleken kan worden met de geboorte van een kind: verlossing, opluchting, trots, dankbaarheid, blij dat de klus geklaard is. De draagtijd was lang en de bevalling zwaar. Uitdrukkingen als deze heb ik nogal eens gehoord. En ik herken me er wel in. Ik heb het enkele keren meegemaakt, nu voor de 3de keer!

Mijn eerste website (medio 2006) gaat over coaching en mediation: www.PHPW.nl. PHPW staat voor praten helpt, praten werkt. Op de homepage staan 2 links, een naar mijn weblog www.goedverenigingsbestuurtips.nl en een naar mijn nieuwste website www.goedverenigingsbestuur.nl.

Waarom toch al deze sites? PHPW is mijn winkel, de Praktijk voor Goed Verenigingsbestuur is daarbinnen een speciaal loket. Ik heb dat in het leven geroepen omdat ik vele jaren binnen verenigingen heb gewerkt (als directeur, als bestuurslid/voorzitter, als vrijwilliger op andere posities) en van mening ben dat ik met deze achtergrond extra toegevoegde waarde kan leveren aan verenigingen, in alle hoedanigheden waarin ik optreed: als adviseur, als begeleider van discussies in het bestuur (over strategische plan, dilemma's, conflicten), als coach en als mediator. Overigens ben ik nog steeds bestuurlijk en operationeel actief binnen diverse verenigingen.

Als u mijn nieuwe site bezoekt wordt u meteen Welkom geheten bij het Verenigingswiel. Rechtsboven leest u over mijn diensten, over mijzelf en hoe u contact met mij kunt opnemen. Het wiel zelf bestaat uit een aantal segmenten met de volgende trefwoorden (met de klok mee): leden, medewerkers, bestuur, professionals, voorzitter, afdelingen, buitenwereld, organisatie, directeur, bureau, vrijwilligers, directeur, centrale organisatie, vereniging. Een enkel woord komt 2 maal voor, maar dan is de insteek anders. En natuurlijk is er inhoudelijk nu en dan enige overlap, als gevolg van de innerlijke samenhang.

Als u een van deze woorden aanklikt komt u bij een korte tekst die bestaat uit 3 gedeelten: Uw vragen (uit het leven gegrepen), Ter inspiratie (een aantal stellingen, opvattingen), Combinatietrefwoorden (te lezen in combinatie met het reeds aangeklikte trefwoord). De gekozen woorden zijn een selectie op het niveau van de organisatie en de dynamiek van de relaties tussen bestuur en leden, directie en medewerkers, vereniging en bureau, bestuur en directie enz. Binnen deze relaties/spanningsvelden krijgen allerlei concrete onderwerpen zoals ledenwerving, plannen maken, sponsoring enz. enz. hun concrete invulling. Veel ogenschijnlijk eenvoudige zaken zijn nu eenmaal niet (goed) te doen zonder een open oog voor 'het grotere plaatje'.

Om het wiel heen staan 3 begrippenparen: stilstand en verandering, continuiteit en verandering, harmonie en conflict. Per paar geef ik een aantal informaties en opvattingen, waardoor u zich hopelijk aangesproken voelt. Ik wil met deze 3 paren aangeven dat 'het grotere plaatje' zelf ook weer onder druk staat respectievelijk te maken heeft met omgevingsfactoren van nog meer algemene en dus minder grijpbare aard.

Ik hoop dat vele verenigingsprofessionals en ook -amateurs het Wiel in eigen hand nemen; dat zij ermee aan de slag gaan en er hun voordeel mee kunnen doen. Als u, lezer van dit artikel, met het Wiel hebt gewerkt, hoop ik dat u mij deelgenoot maakt van uw bevindingen. Ik leer graag van u en stel uw feedback dus zeer op prijs. Ik kijk ernaar uit..........!

Theo Jonkergouw, adviseur, coach en mediator voor verenigingen en stichtingen

51. Kiezen voor Succes (12)

Hoe zelf aan de slag te gaan met de 7 Measures of Success: een handleiding

De laatste keer dat ik over dit onderwerp schreef was in artikel nr. 40, het was het 11de in een reeks. Er zullen er zeker nog meer volgen. Sinds de 7 Measures --het resultaat van a landmark project-- verscheen in augustus 2006, tijdens het ASAE congres in Boston, zijn er ongeveer 25.000 exemplaren van verkocht. Het is het meest succesvolle boek van deze grote vereniging van verenigings managers en andere verenigingsprofessionals.

Sinds de lancering zijn vele verenigingen in de USA er mee aan de slag gegaan. Er zijn veel trainingen gegeven en het boek is vaak in flinke aantallen gekocht zodat in het verenigingskantoor en ook onder vrijwilligers leesclubs aan de slag konden om (1) hun eigen situatie in kaart te brengen aan de hand van de 7 criteria en (2) stappen te gaan zetten ter verbetering. Deze operatie, dialoog en actie, is een flink karwei en veel verenigingen hebben daar bijstand bij gevraagd van de ASAE of consultants, die de aanpak van Jim Collins--de inspirator van de studie, die uitmondde in het boek--aanhangen en kunnen toepassen.

Voor iedereen die met de 7 Measures aan de slag wil is sinds dit voorjaar een mooie ASAE handleiding beschikbaar onder de titel: 7 Measures of Success--implementation guide & assessment tool; the practical companion to the bestselling book....Het is een ringband cahier op Amerikaans formaat (korter en breder dan onze A4), 60 pagina's plus cd-rom. Deze handleiding is gemaakt op basis van de bevindingen bij al die verenigingen, die de 7 Measures een prachtig kader vonden voor organisatiediagnose en -verandering.

Vragen die verenigingen, die het 7 Measures framework -- a roadmap voor een leerproces -- willen implementeren, zich stellen zijn:

• How do I evaluate my organization against remarkable organizations relative to the 7 Measures?
• How does my organization get started on applying 7 Measures?
• How does my organization decide which measure to tackle first?
• How do I engage my staff and volunteers in the process?

De handleiding geeft antwoord op deze vragen. Zij biedt een gestructureerde aanpak (maar geen voorgeschreven traject!), hulpmiddelen en instrumenten, waarmee verenigingen hun eigen antwoorden op deze vragen kunnen vinden en 'their own unique 7 Measures journey' kunnen beginnen. De handleiding is geen 'silver bullet' voor al uw organisatieproblemen, noch een gouden standaard om u aan te houden. Zij is veeleer 'a holistic framework of 7 interrelated attributes'.(...) This Guide will take you through the process of assessing your organization's present position and charting a course toward improvement to move you closer to remarkable'.

De 7 criteria, waarop excellente verenigingen zich onderscheiden (zie mijn eerdere artikelen) zijn:

1. Customer service culture
2. Alignment of products and services with an organization's mission
3. Data driven strategies
4. Dialogue and engagement
5. The CEO as broker of ideas
6. Organizational adaptability
7. Alliance building

De gids bestaat uit 4 onderdelen:

A. Narrative: ruim 20 pagina's tekst ter begeleiding en als instructie bij de implementatie van het 7 Measures kader.

B. Resources and Tools: een overzicht van artikelen per criterium; een papieren versie van de vragenlijst (diagnose); een aanbiedingsbrief bij de vragenlijst; een Excel data entry en analyse document; enkele pagina's met vragen per criterium, te gebruiken bij het inkaderen van discussie en ten behoeve van een meer specifieke diagnose van problemen; een werkblad voor een actieplan.

C. CD-ROM: Excel spreadsheet met formules om assessment antwoorden in te voeren en resultaten te berekenen; een Word document van het Assessment Tool voor gebruik van de papieren versie van de vragenlijst; een voorbeeld van een begeleidende aanbiedingsbrief.

D. Updated and Supplemental Materials: als nieuwe of herziene resources en tools worden ontwikkeld, dan komen deze via de website beschikbaar voor beoordeling en downloading.

Onderdeel A is het meest uitvoerige en informatieve. Het bestaat uit de volgende 7 paragrafen:

I. 7 Measures Process Overview: een prototype, met procesmap, voor de implementatie van het verbeterproces.

II. Steps to get started. Voorbereidende stappen alvorens te beginnen; wat te doen als je nog niet klaar bent?

III. Project preparations and design: discussie over ontwerpbeslissingen en overwegingen en benaderingen m.b.t. de diagnose van essentiele onderwerpen en t.b.v. mobilisatie voor actie.

IV. 7 Measures assessment tool: hoe kunt u een assessment houden met behulp van een vragenlijst om aan de weet te komen hoe uw organisatie het doet op elk van de 7 criteria.

V. Interpreting the assessment: stappen om de uitkomsten van het assessment te analyseren en te interpreteren en om vast te stellen op welk criterium/criteria u zich het eerst gaat richten.

VI. Action planning: doelen stellen, teams vormen, actieplannen ontwikkelen en faciliteren.

VII. Implement and evaluate results: overwegingen met het oog op implementatie en manieren om resultaten te meten.

Deze aanpak is lineair, maar in de praktijk kan een vereniging daar natuurlijk gerust van afwijken. De eigen behoeften en mogelijkheden zijn daarbij leidend. Het gaat dus niet om een starre roadmap maar om het ontwerpen van een 'process map for your project that is tailored to the unique needs of your organization'. Maar er kan geen sprake zijn van een begin als niet eerst 'adequate commitment, capabilities, resources and participation' zijn verzekerd.

Met deze citaten zijn verenigingsmanagers en hun besturen--want zij dienen te beslissen--gewaarschuwd. Met de handleiding zijn zij ook een stuk wijzer en kunnen zij al voorzichtig gaan snuffelen aan de 7 Measures. Het zou mooi zijn als een aantal snuffelaars, bij voorbeeld in de categorie beroepsverenigingen, de koppen bij elkaar zouden  steken en samen een begin zouden maken met ieders 'own unique 7 Measures journey'! Hier wil ik het dit jaar nog over hebben tijdens een door mij te convoceren bijeenkomst met vertegenwoordigers van beroepsverenigingen.

Zin om mee te doen? Meld u aan via jonkergouw@phpw.nl.

Theo Jonkergouw, adviseur, coach en mediator voor verenigingen en stichtingen.

47. Besturen in Balans

Tips om effectief, efficient en prettig een vereniging te besturen.

Vooral (gedeeltelijk) nieuwe verenigingsbesturen worstelen nogal eens met de vraag hoe samen te werken, doelen te stellen en er zo aan te werken, dat zij worden gerealiseerd. Onlangs heb ik op een zaterdag een bestuur (5 personen; 1 parttime directeur en 1 fulltime verenigingsmanager) van een beroepsvereniging van academisch gevormde professionals bijgestaan om een werkbaar antwoord te vinden op deze vraag/vragen. Ik noem mijn aanpak, die gericht is op professionalisering van verenigingen, Besturen in Balans. Hij bestaat uit een aantal elementen, waarvan ik de belangrijkste hieronder opsom. Mijn verhaal over strategie -- dit is vooral een kwestie van beslissen wat je niet gaat doen! -- laat ik hier achterwege.

A. Doelen en portefeuillehouders: balans tussen willen en kunnen

• Stel een beperkt (maximaal 3) doelen vast die ieder onderschrijft en waaraan ieder zich verbindt.
• Vorm samen een eerste indruk in welke acties (dossiers) deze doelen kunnen worden vertaald, zodat zij gaan leven voor de (nieuwe) bestuurders.
• Wijs de doelen toe aan de daarvoor het meest in aanmerking komende portefeuille. Mocht de portefeuillehouder vertrekken, dan is continuiteit in de actie verzekerd.
• Vorm tandems van portefeuillehouders, partnerships: de primaire (vorige bullet) en degene die het meest met het onderwerp verwant is. Er is dan zowel complementariteit als back-up.
• Creeer eventueel per tandem een supportgroep van betrokken en deskundige leden. Participatie werkt bindend.
• Maak samen een globaal tijdpad vanaf een moment in de toekomst naar het hier en nu. Wanneer moet er welk resultaat zijn (bij voorbeeld een plan ten behoeve van de Ledenraad) en wie gaat wat doen met ingang van a.s. maandag?
• Twee personen (portefeuillehouder Kwaliteit Vereniging) en verenigingsmanager werken de afspraken volgende week samen uit en sturen ze aan iedereen toe. De eerste stenen zijn gelegd.

B. Teamvorming en verantwoordelijkheid: balans tussen collectief en individueel

• Uitgangspunt is dat het bestuur als collectiviteit verantwoordelijk is. M.a.w., niemand kan denken, ik doe mijn werk goed, zij daar doet dat niet maar dat is niet mijn pakkie an! Integendeel. Denk in elk geval ook aan de bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering. Die houdt eenieder verantwoordelijk voor het falen van al zijn collega's! Dus, als ieder zijn werk goed doet en erop toeziet dat de anderen dat ook doen, dan heb je zo'n verzekering niet nodig.
• Samenwerking is essentieel, met name vanuit persoonlijke en gezamenlijke verbinding aan de samen gekozen doelen. Ga met elkaar na wat samenwerking voor eenieder betekent en hoe deze zo vorm en inhoud te geven dat allen zich er wel bij voelen en dat iedereen en ook hun samenwerking gaat werken.
• Spreek samen een aantal spelregels af hoe in de praktijk--er zijn immers tal van beinvloedende omstandigheden-- samen te werken, zowel collectief als in de subteams alsook met het bureau.
• Kernwaarde van de bestuurscultuur dient te zijn, dat men elkaar open en respectvol aanspreekt op nakoming van afspraken. Vrijwilligheid mag niet ontaarden in vrijblijvendheid. De voorzitter en de portefeuillehouder Kwaliteit zien erop toe dat deze cultuur van aanspreken (bespreken, uitspreken) een welkome plaats krijgt in de hoofden, harten en handen (vaardigheden) van de bestuurders.
• Besluit elke vergadering met een evaluatie over de effectiviteit, de doelmatigheid en de sfeer ervan. Trek lessen en leer. Memoreer volgende keer de lessen en begin met de toepassing van het geleerde.
• Trek minstens eenmaal per jaar uit voor een systematische evaluatie van het werken als bestuur en als bestuurder. Deze zelfevaluatie vindt in de praktijk niet vaak plaats. Het is een oefening in zelfkritiek, nederigheid en vooral gezamenlijk leren.

C. Goed vergaderen: balans tussen bijpraten en besluiten.

• Veel vergaderingen gaan niet over beleid maar over van alles en nog wat. Veel tijd gaat op aan vertellen waar men geweest is, wie men gesproken heeft, wat men gaat doen enz. enz. Zonde van de tijd, want daar gaat besturen niet over. Het kan handig zijn om de agenda van bestuursvergaderingen wat type uitwisseling betreft te structureren in 3 categorieen:
• Informatieverstrekking (= bijpraten). Elke portefeuillehouder rapporteert beknopt op 1 A4; eventuele vragen van collega's worden door hem of haar beantwoord.
• Beeldvorming (brainstorming). Zorg dat er tenminste een startpapier is met een zo helder mogelijke omschrijving van de kwestie, het probleem.
• Besluitvorming. Dit is de kern van de output van een bestuursvergadering. Een andere, zeker niet onbelangrijke output, is het goede gevoel waarmee de deelnemers de vergadering verlaten en (dus) de motivatie om er volgende keer weer te zijn en een bijdrage te leveren. Geen besluit zonder een daartoe strekkend voorstel, eventueel vergezeld van een of meer adviezen van commissies.

D. Goed vergaderen: balans tussen verleden en toekomst.

• Veel vergaderingen gaan niet over beleid, in elk geval meestal niet over de toekomst in termen van beleid en plannen. Het gaat veel over wat geweest is en over wat nu speelt. Dat kost veel tijd. Ik adviseer om de agenda te structureren volgens 3 perspectief-categorieen:
• Het verleden: hierbij gaat het voornamelijk om rapportage.
• Het heden: welke belangrijke actuele onderwerpen (dossiers) spelen er?
• De toekomst: strategie.

Kortom, de combinatie van C en D levert een mooie matrix op, volgens welke de beschikbare tijd en energie kunnen worden geleid en ingezet. Ik beveel deze aanpak van harte aan. Als bestuur weet je waar je voor staat, wat je te doen staat, hoe je dat doet en met wie, wat er van je verwacht wordt en hoe je via overzichtelijk gestructureerde agenda's voor je vergaderingen de voortgang bewaakt, voedt en bevordert.

Gerelateerd artikel op dit blog:

• 17. Een goede vergadering. Tips voor prettig, efficient en effectief vergaderen, 27 maart 2007.

Theo Jonkergouw, adviseur, coach en mediator, o.a. voor verenigingen en stichtingen.

41. Congresseren in de Bush--2007. Impressie van het 3de Verenigings Management Congres. En hoe nu verder met de '7 Measures'?

Impressie van het 3de Verenigings Management Congres; en hoe nu verder met de '7 Measures'?

Donderdag 8 november vond het 3de Jaarcongres Verenigingsmanagement plaats, net als vorig jaar in Burgers' Zoo bij Arnhem. En ook nu kijk ik er weer met voldoening op terug. Voor een nog jonge beroepsgroep (in wording) volstaat een goed gevuld middagprogramma van in totaal ruim 5 uur. Dit bestond uit 6 plenaire presentaties, voorafgegaan door een lunch, onderbroken door 2  royale pauzes voor bezoek aan de informatiemarkt en afgesloten met een cocktail in de Safari Lodge en een Afrikaans buffet in het Safari Restaurant. Voor wie al zin krijgt om er volgend jaar bij te zijn: 6 november is het weer zover. Noteer die datum!

Ik geef even in vogelvlucht het programma. Het welkomstwoord nam, als gebruikelijk Mw. VM voor haar rekening: Jeanette Groenink, Hoofdredacteur van VM/VM Uitgevers. Daarna trad Koos Burgman, algemeen directeur Bovag, aan als dagvoorzitter. Hij leidde, bijna als de spreekwoordelijke Brugman, het thema Succesvol Ondernemen in. De eerste presentatie werd, vlot als immer, gegeven door Fred van Eenennaam, hoogleraar aan Nyenrode Universiteit. De titel: 'Maak en houd de bedrijfstak gezond'. Daarna gaf Joop Goossens, Hoofd Afdeling Markt, Sectoren en Economie van Koninklijke Horeca Nederland, een van 's lands grootste ondernemersorganisaties, een informatieve voordracht over zijn organisatie als 'De ondernemende ondernemersorganisatie'.

De volgende drie presentaties gingen over 'Innovatie met concurrenten' door Dedan Schmidt (Manager Marktgroep Brancheorganisaties Berenschot); 'Succesvol ondernemen met een klantgericht dienstenpakket' (veel over het genereren van klantwaarde) door de Tilburgse TIASNimbas hoogleraar in retailing Will Reijnders; en 'InnovatieSalon stimuleert de kenniseconomie' door, gelukkig, eindelijk een dame, Sylvia Roelofs, algemeen directeur van ICT-Office, de branchevereniging van de IT-, Telecom-, Internet- en Officebedrijven in Nederland. Alle presentaties waren de moeite van serieuze aandacht waard.

Een kritische opmerking moet me van het hart: de brancheorganisatie is het dominante type vereniging tijdens deze congressen, evenals in het blad VM en in de opleiding tot verenigingsmanager. Andere typen verenigingen, zoals de beroepsvereniging, komen er in mijn ogen bekaaid van af. De reden zal ongetwijfeld zijn dat tot nog toe daarvoor niet zo'n (if any!) georganiseerde inspanning is geleverd als op het terrein van de brancheorganisaties. Dus er is hier ook een beetje sprake van eigen schuld dikke bult. Maar toch, voor VM & Partners ligt hier beslist een te ontginnen markt. Een van die partners is de jonge beroepsvereniging Verenigings Professionals Nederland VPN. Voor haar ligt hier een mooie pionierstaak!

Het klapstuk was natuurlijk de slotpresentatie door spreker-kanon Ben Tiggelaar. Zijn voordracht ging over het ASAE boek 'The 7 Measures of Success. What Remarkable Associations Do That Others Don't ' (zie hierover mijn vorige artikel, nr. 40, op dit blog www.goedverenigingsbestuurtips.nl en de daarin genoemde eerdere artikelen over dit boek; in die artikelen heb ik de 7 kenmerken behandeld evenals de inspiratiebronnen voor- en de methode van het onderzoek waarop het boek is gebaseerd). Het was een voortreffelijk idee van de congresorganisatie om dit belangrijke boek bij deze gelegenheid en op deze wijze onder de aandacht van een groter publiek te brengen. Want tot op heden--het is er al anderhalf jaar--is er hier nog geen aandacht aan gegeven, afgezien van een enthousiaste redactionele pagina in het blad VM van september 2006, kort na de lancering van het boek op het ASAE Congres in Boston.

Bij elk van de 7 kenmerken vroeg Tiggelaar de zaal om bij handopsteken te laten weten of een bepaald kenmerk op de vereniging, waarvoor de aanwezige verenigingsprofessionals werken, van toepassing is. De overkoepelende vraag was: hoe staan wij ervoor? Zij werd toegepast op de 7 kenmerken klantgerichtheid, missiegebaseerd werken, steunend op harde data, praktiseren van dialoog en betrokkenheid, de rol van de directeur als ideeenmakelaar, aanpassingsvermogen van de organisatie en het alliantie-gedrag. Er gingen onheilspellend weinig handen de lucht in, gelukkig bij elk kenmerk wel een! Mijn indruk uit al die handopsteekacties was dat de aanwezigen van mening zijn dat ze zeker niet voor een excellente vereniging werken en mogelijk zelfs ook niet voor een gewoon goede. Als ik terugkijk naar mijn eigen verenigingsdirecteur functies kan ik niet anders dan vaststellen, dat mijn clubs, de ene minder dan de andere, daar ook bij hoorden. Met terugwerkende kracht heb ik de '7 Measures' node gemist!

Tiggelaar stuurde zijn toehoorders niet in een depressiestemming weg. Hij raadde ons aan te kijken naar wat al wel goed gaat en om op basis daarvan door te groeien. Voor wat niet goed gaat adviseerde hij 3 optieken: focus er niet op want je komt om in de frustratie; zoek allianties ter aanvulling; stop ermee. Met betrekking tot dit laatste citeerde hij Michael Porter's uitspraak die luidt dat 'strategy is mainly about choosing what not to do'! M.a.w., maak een kort doe-lijstje op basis van je scherpe keuze, die voortvloeit uit je heldere, klantgerichte missie en maak een langere stop-doing-lijst, waarop je alle dingen zet die je voortaan als vereniging niet meer doet, hoe interessant ze overigens ook mogen zijn!

Winst is dus dat nu enkele honderden verenigingsprofessionals en anderen, die het congres ook bijwoonden, globaal op de hoogte zijn van de '7 Measures' . De vraag is nu natuurlijk: wie gaan er in hun club mee aan het werk? Werpt zich een van de partijen in het veld van het verenigingsmanagement op om hier faciliterend en ondersteunend in op te treden? Ik noemde al de VPN, maar natuurlijk ligt hier ook een mooie kans voor de Academie voor Verenigingsmanagement AVVM en voor Uitgeverij en blad VM. Het zou mooi zijn als de VPN het voortouw neemt bij voorbeeld door bijeenkomsten te organiseren en, in vervolg daarop, een netwerk te vormen dat de implementatie van de '7 Measures' in allerlei verenigingen voedt, volgt en begeleidt. Wie weet levert het ledenaanwas op en leidt het tot een vitale en dynamische club waar de leden niet alleen leren via cursuusen en congressen maar ook van elkaar, doordat zij samen in elkaars keukens kijken.

Ik vond het een leerzaam congres, alles prima verzorgd en sociaal aangenaam, bij voorbeeld vanwege het toenemende reuniekarakter. Zo heb ik drie mensen gesproken die net als ik ook het ASAE congres in Chicago bijwoonden. Voorts heb ik deelnemers ontmoet die ik ook tijdens het congres vorig jaar heb gesproken. En natuurlijk medecursisten uit de opleiding VM II van alweer vele jaren geleden.

Wat ik ook erg waardeer is de usb-stick met alle presentaties erop, die we na afloop meekregen. En, thuis gekomen, was er al een e-mail van Gees Wymenga, VM-Uitgevers, organisator van het congres. De e-mail bevatte een doorklik naar een online-vragenlijst met vragen ter evaluatie van het congres en verzoeken om suggesties voor verbeteringen, onderwerpen en sprekers voor het 4de congres, volgend jaar dus op donderdag 6 november. Noteer die datum in uw nieuwe agenda en kom!

Gerelateerde artikelen: nr. 40, Kiezen voor Succes (10), Waarom ik schrijf over 'The 7 Measures': kennis delen is kennis vermenigvuldigen, en de daarin onder B genoemde artikelen over de '7 Measures'; nr. 23, Congresseren in Chicago, 1001 manieren voor verenigingsprofessionals om bij te tanken: een impressie van de Annual Meeting van de American Society of Association Executives ASAE.

U bent welkom als abonnee van dit weblog. Gebruik daartoe een van de opties boven in de rechter kolom naast dit artikel.

Theo Jonkergouw: adviseur, coach en mediator voor verenigingen en stichtingen

'