126. Vereniging en directeur: nieuwe directeur beroepsvereniging gezocht!

Stel, je bent het bestuur van een beroepsvereniging van academici, je directeur is na vele jaren toe aan een ander soort leven. Hij heeft je zijn wens daartoe al anderhalf jaar tijd geleden verteld. Dit voorjaar volgde zijn concretisering: per 1 januari 2011 wil ik ermee stoppen. Deze aanpak gaf je royaal gelegenheid om te werken aan de werving van een opvolger. En nu heb je brieven van 70 geinteresseerden op je bureau! De functie directeur bij jouw vereniging moet dus wel een heel gewilde job zijn!

In een eerder artikel op dit blog (nr. 122, 22 juli 2010) schreef ik dat de aanstelling van een goede directeur een van de belangrijkste taken van het bestuur is. Een goede directeurkeuze is een van de cruciale manieren waarop een bestuur waarde kan toevoegen aan de organisatie. Het is een type werk, dat je niet kunt uitbesteden aan een searchbureau, zonder dat je als bestuur eerst heel goed je huiswerk hebt gemaakt. Dit houdt in dat je weet wat je huiswerk is.

Het is daarbij in elk geval volstrekt onvoldoende om bij de opstelling van het profiel te blijven hangen in algemene competenties. In tegendeel, je moet je juist heel goed verdiepen in de organisatie, zowel vereniging als bureau, om aan de weet te komen waar de behoeften van de organisatie voor de komende vijf a tien jaar liggen. Die behoeften dienen heel specifiek in kaart te worden gebracht zodat scherp kan worden gezocht naar de persoon die hierbij het beste past. Deze exercitie is zo indringend dat zij mogelijk tot bijstelling van het strategisch plan en aanpassing van de organisatie kan leiden.

Een directievacature komt in Verenigingsland niet vaak voor. Het is dus een uitgelezen kans voor een bestuur om een aantal zaken bij de kop te pakken. Niet omdat de vertrekkende directeur daartegen zou zijn, maar gewoon omdat er nu ruimte komt en het bestuur op een andere en diepere manier naar en in de organisatie kijkt: waar staat zij nu, waaraan heeft zij behoefte, wat voor soort leider hebben we daarvoor nodig, wat hebben we haar of hem te bieden (niet alleen salarieel) nu en over vijf jaar?

Het bestuur hoeft dit huiswerk natuurlijk niet allemaal in zijn eentje te doen. Het doet er verstandig aan om allerlei mensen op het bureau, in de vereniging en ook relaties te interviewen om te horen hoe belanghebbenden vanuit verschillende invalshoeken naar de organisatie kijken. Wat zij zouden doen als ze op de directeursstoel zouden zitten, wat zij goed en wat zij wat minder goed vinden. En natuurlijk is het aan te bevelen als de vertrekkende directeur een testament nalaat, hetzij als document hetzij via een of enkele exitgesprekken. 

Uit eigen ervaring weet ik dat het om een zware functie gaat. Je bent immers niet alleen de manager van het bureau, maar ook de ambtelijk/algemeen secretaris van de vereniging en dus in elk geval in laatste instantie aanspreekpunt voor alle onderdelen van de vereniging. Je bent ook het aanspreekpunt voor 'de buitenwereld' in de meest brede zin van het woord. En, als je directeur bent geworden in het bureau waarin je eerst een expertstaffunctie had in een vak waarvan je houdt en waarin je goed bent, dan is de kans groot dat je daar tijdens je directeurschap met een been in blijft staan en ook lopen.

Het bestuur kijkt dus naar de organisatie--zowel vereniging als bureau-- door alle brillen die hem zijn aangereikt. Het maakt lijsten van sterke punten, van gesignaleerde kwesties, van dilemma's, van scenario's en van oplossingen. Het bedenkt vragen aan de hand waarvan het de kandidaten stevig aan de tand kan voelen. Het vraagt hun kijk op de inrichting van de functie directeur (splitsen in directeur en algemeen secretaris? zoals vaak gebeurt), de inrichting van het bureau en van het bureaumanagement, de samenwerking met het bestuur, de dienstverlening aan vooral de decentrale onderdelen van de vereniging, waarin groepen leden samen een deel van hun toegevoegde waarde creeeren.

Als het bestuur de longlist van 70 geinteresseerden heeft teruggebracht tot laten we zeggen tien, dan kan de sollicitatiecommissie  hun in de gesprekken allerlei vragen en dilemma's voorleggen, waar de vereniging mee worstelt. Hoe zou de geachte kandidaat de kwestie aanpakken? Als het een serieuze kandidaat is, dan heeft zij zich goed geinformeerd over de organisatie waar zij directeur wil worden. Zij heeft goed due diligence gedaan, zodat zij niet alleen goede antwoorden kan geven maar, beter nog, ook en vooral heel goede vragen kan stellen aan haar gesprekspartners. En, mocht zij de uitverkorene worden, dan is de kans wel heel klein dat zij voor onaangename verrassingen komt te staan.

Hopelijk laat het bestuur zich bij de keuze van een nieuwe directeur inspireren door Weggeman's boek 'Leidinggeven aan professionals? Niet doen!' . Een vereniging met vrijwel uitsluitend academisch geschoolde leden en een verenigingskantoor met ruim 50 medewerkers, van wie velen academisch geschoold zijn en werk op dit niveau doen, is niet eenvoudig te managen. Dus is het aan te bevelen om de uitverkorene(n) gesprekken te laten voeren met vertegenwoordigers van diverse belangrijke groepen in de vereniging en met medewerkers van het bureau. Vooraf dient het bestuur de verwachtingen van alle betrokkenen ten aanzien van deze fase helder en expliciet te formuleren en er instemming voor te krijgen.

Het bestuur doet er ook wijs aan om ten aanzien van een beoogde kandidaat een serieus due diligence onderzoek te doen. Dit klinkt zwaar maar de praktijk wijst uit dat het geen overbodige luxe is. Ook het bestuur wil immers niet voor verrassingen komen te staan, hoe enthousiast het ook is over de uitverkorene. Dit deel van de procedure betreft niet alleen het CV maar ook de levenswandel van de persoon (schulden, verslaving, fraude, ongewenste intimiteiten, ethische kwesties e.d.) en ook haar managementsstijl, haar emotionele intelligentie en haar relatie met besturen/haar meerderen in eerdere werkkringen. Kortom, een directeur selecteren en aanstellen is een majeure operatie en het is er een die een grote betekenis heeft voor de vereniging en voor de leden en werknemers die voor haar werken.

Theo Jonkergouw, verenigingscoach.

Gerelateerde artikelen op dit blog:

102. Verenigingsdirecteur, een zwaar beroep!?! Welke zijn de 'zwaartepunten' in het beroep van verenigingsdirecteur? 28 oktober 2009.

105. Verenigingsdirecteur is een zwaar beroep: dus welke eigenschappen heeft dit schaap met vijf poten nodig voor een geslaagde taakvervulling ? (1), 12 november 2009.

107. Verenigingsdirecteur is een zwaar beroep: dus welke 10 eigenschappen heeft dit schaap met 5 poten nodig voor een geslaagde taakvervulling? (2), 20 november 2009.

108. Verenigingsdirecteur is een zwaar beroep: dus over welke 10 eigenschappen dient dit schaap met 5 poten te beschikken voor een geslaagde taakvervulling? (3), 23 november 2009.

109. Zelfde titel als 108. (4), 27 november 2009.

122. Vereniging en directeur"directeur beroepsvereniging vertrekt, opvolger gezocht (22 juli 2010).