In deze tijd ontkomen de meeste verenigingen er niet aan om hun uitgaven scherp tegen het licht te houden en aanzienlijke kostenbesparingen door te voeren. Immers hun inkomsten lopen terug als gevolg van opzeggingen en, als het om bij voorbeeld sportverenigingen gaat, ook als gevolg van het afhaken van sponsors en van gemeenten die geen gaten meer willen vullen. En het ziet ernaar uit dat het niet om een eenmalig of kortstondig dipje gaat. Het wordt een jarenlange periode van strak broekriemwerk.
Omdat 'het bureau' de plaats is waar de meeste kosten worden gemaakt (personeel, huur gebouw, ict) wordt doorgaans vooral daar pijn geleden. Toch wordt altijd juist van de medewerkers gevraagd om suggesties en voorstellen te doen voor besparingen, bezuinigingen, kostenreducties, inkomstenvermeerdering. Ik heb een aantal van dergelijke periodes meegemaakt. Het is heel bijzonder om te zien welke speciale dynamiek zo'n opdracht los maakt.
Een gebruikelijke aanpak van de directeur is om iedereen/alle afdelingshoofden een kaasschaaf te geven om zo een bepaald percentage besparing te vinden. Dat kan op korte termijn soelaas bieden als er in eerdere jaren nog niet (bij herhaling) geschaafd is. Op een gegeven moment is alle vel, vlees en vet er wel af en zit er niets anders op dan tot op en in het bot te gaan. En natuurlijk kunnen investeringen worden uitgesteld of kan juist versneld in de richting van een alliantie of fusie worden gestreefd om besparingen te realiseren en meer en betere ledenbaten te kunnen bieden.
Verenigingen die hun zaken goed op orde hebben en bij voorbeeld elk jaar aan 'purposeful abandonment' doen, hebben geen behoefte aan deze exercitie. Immers, zij houden, op grond van beleid, elk jaar al hun activiteiten en kosten tegen het licht, doen een grondige evaluatie, trekken conclusies, nemen besluiten en voeren die prompt uit. Zulke verenigingen zijn proactief, worden zelden verrast en als dat toch het geval is, dan hebben zij snel een reactie klaar. Zij werken volgens de aanpak van ASAE's '7 criteria voor succes', waarover ik op dit weblog een aantal artikelen heb geschreven.
Een in ons land als radicaal en onaanvaardbaar geachte maatregel is de salarisbevriezing of zelfs - verlaging. Wat gebeurt er als het bestuur de directeur en haar medewerkers vraagt om eens een week zonder salaris te werken? Ik heb dit voorbeeld vorig najaar diverse malen gehoord, toen ik in de USA was. In het bedrijfsleven komt het daar nogal eens voor maar ook in verenigingsland.
Het verenigingsvoorbeeld waarop ik doel betreft de Association for Conflict Resolution (ACR, 5000 leden, 8 medewerkers, vele vrijwilligers). Op de slotdag van het ACR congres (7 - 10 oktober) in Atlanta werd onder meer aandacht besteed aan het zware jaar 2009. Bestuursleden hadden, niet ongebruikelijk in de USA, extra gelden gedoneerd aan hun behoeftige vereniging. Welnu, dan kun ja het toch niet maken als personeel om niet ook een geste te doen: een week werken zonder loon! Zo geschiedde. De directeur maakte dan ook niet zonder trots melding van deze bijdrage van hem en zijn mensen.
Echter, sinds tijdens het congres een nieuw bestuur aantrad, heeft dit een ferm besluit genomen. Het werd mij als lid van de ACR onlangs per e-mail meegedeeld door de nieuwe president van de vereniging Michael Aloi. De boodschap luidt dat het bestuur op 31 januari 2010 het verenigingskantoor op Wisconsin Avenue in Washington D.C. zal sluiten en dat het per 1 februari daaropvolgend zal worden geopend op nummer 12100 Sunset Hills Road, in Reston, Virginia.
Dit is echter niet zomaar een verhuisbericht! De e-mail vertelt namelijk ook dat het bestuur alle ondersteuningsactiviteiten heeft uitbesteed aan een op dit adres gevestigde full service Association Management Company (de Drohan Management Group DMG). Er worden meteen 6 nieuwe ACR stafcontacten bij vermeld: operations, membership services, marketing, finance, communications en information management.
Het nieuwe bestuur noemt twee redenen voor zijn ingrijpende besluit. Allereerst is er het belang van 'significant cost savings'. Het bestuur schrijft: 'we simply could not afford to continue with our previous organizational structure'. Het gaat om een aanzienlijke reductie van de overhead. Ook wil het bestuur 'enhance membership services'. Het bestuur verwacht beide doelen mede te bereiken door de beschikbaarheid van relevante expertise, grotere doelmatigheid en professionaliteit van DMG.
Opmerkelijk is dat in de e-mail met geen woord wordt gerept over de medewerkers anders dan indirect in de zin 'Making a decision that results in a change of staffing is never easy'. Dus geen erkenning, dank o.i.d. Dat zal ongetwijfeld wel ten overstaan van de medewerkers zijn gebeurd, maar had in een bericht aan de leden ook niet misstaan.
Dus, kaasschaaf of dieper ingrijpen tot op en in het bot, samenwerken of fuseren, geheel of gedeeltelijk uitbesteden, het zit er allemaal aan te komen. Vooral voor kleinere (beroeps)verenigingen met hoge pretenties zullen vormen van aanzienlijke uitbesteding steeds meer in beeld komen. Want, eerlijk gezegd, welk bestuur wil nou niet de geweldige combinatie van structureel lagere kosten en meer en betere services voor de leden?
Theo Jonkergouw, verenigingscoach
2 februari 2010
Gerelateerde artikelen op dit weblog:
110. Vereniging en Bureau (1): Medezeggenschap (9 december 2009)
100. Vereniging en Beroep: de beroepsvereniging (11). Houd beweging in je organisatie en verbind je activiteiten aan feiten in de buitenwereld (connectie aan context). (12 oktober 2009)
Reacties