Veel mensen nemen teveel hooi op hun vork. Daarvoor betalen zij na verloop van tijd een prijs, meestal betalen ze met verlies aan kwaliteit van leven en in het bijzonder hun gezondheid. Ook bestuurders nemen vaak teveel hooi op hun vork. En ook zij betalen een prijs: frustratie, demotivatie, ineffectiviteit, verloop, geen nieuwe gegadigden voor bestuursvacatures. Besturen is immers vervelend werk, je gaat ervan klagen, het is niet leuk en niet gezond!
De intrigerende vragen zijn natuurlijk waar dat hooi zoal uit bestaat, waar het vandaan komt en hoe je invloed uit kunt oefenen op de aanvoer van al dat hooi.
Over deze hooikwestie mocht ik onlangs een workshop verzorgen tijdens een netwerkavond van de Amsterdamse Kamer van Koophandel. Er was flinke belangstelling voor de workshop en iedereen deed enthousiast mee. In dit artikel heb ik de inbreng van de deelnemers dan ook graag verwerkt. Ik ga nu achtereenvolgens op de drie vragen in.
Waaruit bestaat dat hooi eigenlijk?
· Heel erg veel zaken, in elk geval alleen al de organisatie en de (ontbrekende) mensen daarin.
· Taken die voortvloeien uit de statuten, zoals jaarplan, begroting, jaarrekening, ledenvergaderingen e.d.
· Verantwoordelijkheden die door bestuursleden te zwaar worden opgenomen, waaraan te zwaar wordt getild. Bang om tekort te schieten, fouten te maken?
· Beleid, ambities. Bestuurders willen teveel zonder dat er voldoende en geschikte menskracht is om het ook echt uit te voeren.
· Gewoontegedrag: blijven doen wat je al jaren deed, dus niet kiezen voor oud voor nieuw: we gaan pas iets nieuws doen als we eerst iets ouds opruimen!
Waar komt al dat hooi vandaan?
· Het bestuur zelf. Het wil teveel, het is dus zijn eigen saboteur!
· Eigen normen: het bestuur wil alles goed, heel goed doen. De lat ligt te hoog, alles wat het bestuur doet moet pico bello zijn, een tien met een griffel plus een zoen van de juf! De lat ligt zo hoog, dat het bestuur er zelf onderdoor gaat!
· De leden komen met van alles en nog wat aan, klachten, wensen, gezeur en gedoe.
· De omgeving: Er komen allerlei impulsen, verzoeken, verleidingen en verplichtingen, van buiten, van andere verenigingen, burgers, bedrijven, overheden. Daar moet het bestuur wat mee, vinden de bestuursleden.
· Lastige bestuursleden zijn er in soorten en maten. Nogal wat bestuursleden creëren zelf een hoop werk door: hun perfectionisme, hun creativiteit, hun gebrekkige vermogen tot zelfstandig werken en/of samenwerken. Kortom, veel hooi wordt in eigen kring geproduceerd!
Hoe kun je invloed uitoefenen op de aanvoer van hooi?
· Sta stil bij wat echt nodig is voor het voortbestaan van de club. Focus daarop en neem vervolgens een aantal dappere en heldere besluiten.
· Stel je beleidsambities bij. Strategie is vooral kiezen wat je niet doet!
· Laat bepaalde gewoonten los, neem er afstand van. Kies voor ruimte, ruimte voor rust, voor een pas op de plaats, voor reflectie op de toekomst en hoe daarmee om te gaan, ruimte om te bewegen, ruimte voor nieuwe initiatieven.
· Wees duidelijk naar leden welke diensten/activiteiten worden geschrapt, tenzij.....
· Zeg ook nee tegen allerlei verlokkingen van buiten. Nee is het meest arbeidsbesparende woord dat bestaat!
· Leg de lat minder hoog. Maak een onderscheid in categorieën output: wat moet een 10 hebben, wat mag een 6je hebben, wat mag daar tussenin?
· Delegeer werk aan anderen, bij voorkeur aan werkgroepen die de portefeuillehouders in het bestuur ondersteunen.
· Als die anderen er niet zijn, gebruik het hooi dan als lokmiddel om werkpaarden binnen te halemensen bij de club te betrekken en hen (tijdelijk) een bijdrage te laten leveren.
· M.a.w.: werf geen vrijwilligers vanuit schaarste denken en frustratie maar vanuit een ruime en positieve optiek. We hebben een prachtige hooiberg en daarin bevinden zich een hoop waardevolle en nuttige dingen, klussen; deze klus lijkt me prima geschikt voor jou, daar kun je je helemaal in kwijt. Wij, een stel enthousiaste mensen, vinden het leuk als je meedoet! Wat let je?
Noot: bovenstaand artikel schreef ik op verzoek van de redactie van www.verenigingen.nl; het is ook verschenen in de nieuwsbrief d.d. 13 juli van V&S. De publikatie hier is met toestemming van V&S. De titel is 'Bestuur van vereniging stikt bijna in hooiberg'.
Theo Jonkergouw, verenigingscoach
Reacties